miércoles, 20 de febrero de 2013

LA RESPONSABILIDAD DE QUIEN DELEGA FUNCIONES

                A lo largo de mi  -ya dilatada-  vida profesional,   he tenido el privilegio de contar con muchas y muchos compañeros, pero sólo he tenido Jefes/Jefas en tres ocasiones. De todas y todos aprendí y aprendo cuestiones importantes, valiosas y útiles.
                En lo que se refiere a estas líneas, de una gran jefa aprendí que  “enseñar”  a alguien significa dejarle hacer las cosas por sí mismo, permitirle equivocarse y ayudarle a aprender de sus errores. Pero  que quien enseña es también responsable de los errores del pupilo, porque éste habrá   aprehendido   las virtudes y defectos del docente.
                En todas las épocas (con o sin recesión), quién tiene muchas funciones o responsabilidades  puede y debe  delegar, ya sea con carácter permanente o de forma puntual.  Delegar significa ceder a alguien la responsabilidad y capacidad de decisión sobre una materia o función concreta.
                Indudablemente, la delegación tiene ventajas para todas las partes: racionaliza y facilita el funcionamiento diario de la organización; el delegante podrá asumir nuevas responsabilidades o centrarse en otras tareas más prioritarias  y/o urgentes; el delegado se siente reconocido, motivado, aumentando su contrato emocional con la empresa, a la vez que le permite aumentar y desarrollar sus capacidades, etc……..
                Pero delegar también es, en sí mismo, un acto de:
-autoconocimiento, autoafirmación y humildad: no delego porque no sé, sino porque debo asumir otras tareas y responsabilidades. Delego porque lo importante no es que yo sepa hacer veinte mil cosas más que tú, sino porque así tú sabrás algunas más que antes o podrás demostrar que eres capaz de hacer otras cosas. Delego porque no soy el ombligo del mundo y porque lo importante es que el objetivo de la organización se alcance, lo haga quién lo haga.
 - Responsabilidad: no se puede efectuar una buena delegación a ciegas ni con prisas. Lo contrario lleva a un fracaso absoluto, tanto para el delegante y el delegado como para la propia organización.  Y quiero centrarme en este punto, estableciendo una serie de reglas.


REGLAS PARA UNA DELEGACIÓN DE FUNCIONES ÚTIL Y RESPONSABLE.

1.- Inculcar en nuestro entorno la cultura de equipo, en vez de la de los compartimentos estancos y la de las individualidades.

2.- Conocer a nuestros colaboradores (tanto iguales como subordinados) para saber en quién podemos delegar cada función o responsabilidad. Esto requiere un trabajo previo y concienzudo para determinar fortalezas, debilidades, capacidades, aspiraciones y motivos.

3.- Determinar con antelación las funciones que se van a delegar, de forma que no se creen problemas de descoordinación,  de duplicidades o de escalafones. Sería conveniente también establecer previamente una política o criterios de delegación que sean conocidos por los miembros del equipo.

4.- Asumir que delegar significa otorgar  “poder” respecto a la materia delegada. Si al final las decisiones relevantes las toma el de siempre, ¿para qué delegar?. También debemos asumir que el delegado puede y debe tener su propio estilo de hacer las cosas, que no es un calco de mi estilo.

5.- Comprender que delegar no es  “quitarme marrones”. Si sólo te doy lo que yo no quiero hacer, al final no colaboras conmigo, sino que me obedeces.

6.- Tener claro que delegar no es quitarme la responsabilidad de encima. Quien delega debe establecer claramente qué se espera del delegado, cuando debe estar hecho el trabajo, si puede subdelegar o no,….. Debe prepararse adecuadamente al delegado (si no lo estuviera ya) y prestarle todo el apoyo necesario. Es igualmente fundamental proporcionarle las herramientas necesarias para que pueda desarrollar esa función.
                Por tanto, entre delegante y delegado debe crearse una comunicación fluida y permanente; hay que fomentar una relación de retroalimentación continuada y positiva.

7.- El delegante mantiene la función de supervisión y coordinación de las funciones delegadas y, por tanto, la responsabilidad por los resultados frente a la organización, los clientes, etc…
Sería muy importante pactar fechas para revisión y seguimiento de los avances que se vayan realizando. Con ello también podremos detectar puntos a reforzar, desviaciones, etc….

8.- Mantener en todo momento una actitud positiva y constructiva sobre la labor del delegado, estimulando así su compromiso con el proyecto total y con su crecimiento personal y profesional.

Blue Vector decoración libre de la cinta9.- Finalizado el trabajo, se debe valorar y, cuando proceda, premiar al delegado. Siempre debemos corregir los errores que se hayan producido, con el objeto de que se eviten en ocasiones posteriores. Pero también siempre debemos resaltar lo positivo.  

Si yo te he preparado bien, tu éxito no es mi ocaso sino mi propio éxito.