Y ESTO,....... ¿CÓMO LO CONTAMOS?.

                Esta es una pregunta que me hacen en muchas empresas cuando llega la hora de comunicar algo:  ¿publicamos un comunicado o lo contamos verbalmente?.

 

                Partiendo de la NECESIDAD Y OBLIGATORIEDAD de COMUNICAR TODO, con las excepciones debidas,  no creo que exista una única regla válida, sobre la forma en que las noticias internas deben ser comunicadas. No obstante, permitidme expresar una serie de opiniones al respecto:

 

1.- Comunicación por escrito.

               

            - Objeto: creo que esta forma debe reservarse para contar aquéllas noticias que tengan repercusión positiva o, al menos, neutra: incremento de ventas, incorporación de nuevos miembros, participación en jornadas,......

 

 

 

 

 

                - Riesgos:  lo que está escrito, escrito queda; es decir, no se puede negar ni rectificar;  y, además, es susceptible de muchas interpretaciones.

  

                - Ventajas:  el papel  soporta todo, por lo que un/a buen redactor/a podrá decir lo que quiera decir, sin contar más de lo que quiera/deba  contar.

 

 

                - Firma: dependerá del ámbito subjetivo al que se dirija (toda la empresa, un departamento concreto,...) y del contenido concreto de la noticia.  Pero  -en mi opinión-  el contenido de la nota debe contar con la firma de la/s persona/s que tenga la responsabilidad máxima en la materia, dado que esa firma respalda, da veracidad y se obliga al estampar su nombre y cargo.

 

                Y, por estas  consecuencias,  la   "delegación"  de la firma debe  ejercerse con mucho cuidado:  si firmas para lo bueno, firma también para lo malo.

 

 

                - Medio:  desde luego, de existir, debe utilizarse la  red interna de la empresa. Pero si no existe, debe remitirse por cualquier medio que permita su conocimiento por tod@s l@s interesad@s (correo electrónico, entrega en mano, tablón, .....).

 

 

                - Preguntas:  comunicar por escrito no exime (no debe eximir) de la obligación de responder las dudas que puedan surgir sobre el asunto.  Al contrario, debemos manifestar en la propia nota que estamos dispuest@s a contestar las preguntas que surjan.

 

                Y la contestación debe remitirse al autor/a de la pregunta también por escrito,  firmado por la misma persona que rubricó el escrito inicial.

 

2.- Comunicación verbal.

                - Objeto:  en mi opinión, esta vía debe utilizarse para contar noticias con gran repercusión en la vida de la organización, y  -sobre todo-  cuando tengan un carácter marcadamente negativo (reducción de plantilla o salarios, cierre de líneas de negocio o centros, despidos,....). 

 

 

 

                 - Riesgos:  comunicar verbalmente es interactuar y, por ello,  "dar la cara"  frente a tu interlocutor.  Por ello, habrá que aceptar el feedback correspondiente, con todas sus consecuencias.  Así que    ¡¡¡OJO¡¡¡   con quién comunica.

 

 

                 - Ventajas:  para mí, las  principales son  la transparencia y la inmediatez.  Esto es, la posibilidad de dar toda la información, evitando las interpretaciones,  los rumores de pasillo y el empoderamiento de las redes informales.

 

 

                - Comunicante:  como he dicho, quién comunique  la información es un elemento tan fundamental como el contenido de la noticia.  Esa persona será -justa o injustamente-    la cara visible, el  "primer culpable"   de lo que se está contando.  Por ello, debe:

                               * ser el responsable máximo de lo que se cuenta;

                               * saber muy bien de lo que está hablando;

                               * saber comunicarlo.

 

                Esto último  debe tener un peso de, al menos, el 60% al designar al comunicador o comunicadora, porque tan importante es el fondo como la forma.  Quien lo cuente debe:

                               *  estar convencido de la veracidad y conveniencia de lo que cuenta;

                               * sentirse y mostrarse respaldado por la cúpula  de la organización;

                               * tener  "influencia"  en el auditorio (ser una persona respetada y creída).

 

                Lo dicho hasta aquí me obliga a una nueva advertencia respecto a la  "delegación  de la responsabilidad"   de la comunicación:  l@s máxim@s responsables de la noticia tienen que  dar la cara SIEMPRE, sin escudarse en faltas de habilidades comunicativas, problemas de agenda,.... Si no lo cuentan personalmente, que estén físicamente presentes durante la comunicación. 

 

 

                - Preguntas:  evidentemente, hay que estar dispuest@s a contestar todas. A veces, es posible contestarlas en el mismo acto en el que se comunica la noticia, lo cual aumenta la tan necesaria transparencia.

 

                Otras veces, por el contenido, por el número de preguntas recibidas,..... será necesario dejar pasar unos días para permitir a l@s interlocutor@s madurar sus dudas.          En cualquier caso, debemos dar preferencia a la comunicación  oral y comunitaria (para toda la plantilla), evitando  -de nuevo-  la sensación de secretismo.

 

 

 

¿Cómo crees tú que  se gestiona la comunicación en tu empresa?.